この記事は、水産仲卸の現場で使われている販売管理システム Sabaku の開発チームが、実際の導入・運用をもとにまとめています。
この記事の要点
- 入金消込（充当）は自動マッチングではない。入金を「どの請求への入金か」手で選んで記録し、金額は自動で補完、伝票の残額を超える消込はブロック、どの請求にも充てなかった入金は未充当（前受）として残る。
- 部分入金（実入金＜請求）は、受け取った分を請求に充て、残りは未入金の請求として売掛残高に残す。差額調整は付けない（付けると未回収分が残高から消えてしまう）。
- 振込手数料・値引きで実入金が請求より少ないと差が確定しているときは、消込に「差額調整（振込手数料・値引き）」を付けると、その差も残高から引かれて合う。消込そのもの（どの伝票に充てたか）は照合・監査の記録。
- 回収漏れは「誰にいくら残っているか」が台帳で見えていないと起きる。売掛残高集計と、請求書の「前回ご請求額・今回ご入金額・未払残高」で、残高が一目で分かる。
- 売掛残高は「掛売上−入金−差額調整」で出る。前回ご請求額から今回のご入金を引いた未払残高に、今回の請求が積み上がる（繰越込み）。
「あの得意先、まだ入金が来ていない気がするが、いくら残っていたか」—— 回収漏れは、こうした残高が台帳で見えていない状態から起きます。防ぐ鍵は入金消込、つまり受け取った入金を「どの請求への入金か」ひも付けて、請求した金額が売掛残高に 積み上がり入金で減る仕組みにすることです。そうすれば誰にいくら残っているかが常に見えます。 売掛残高は掛売上から入金と差額調整（手数料・値引き）を引いて出るので、回収漏れは残高の側 からも見つけられます。
なぜ回収漏れが起きるのか
回収漏れの多くは、請求と入金が別々の台帳（Excel・通帳・メモ）に散っていることから 起きます。請求はしたが入金が来たか分からない、一部だけ入金されて残りを忘れる、 振込手数料の分だけ合わない——こうした突き合わせの手間が回収の抜けを生みます。請求と入金を同じ台帳でつなぎ、残高として見えるようにするのが 出発点です。
売掛残高は「掛売上から入金と差額調整を引いた額」
売掛残高の定義は 1 本の式で言い切れます。
- 売掛残高＝掛売上−入金−差額調整：3 つの項目だけで決まる。
- 掛売上：締め日ごとの請求と、締め日を設けていない都度請求の掛売上の合計。
- 入金：その得意先から受け取った入金の合計。
- 差額調整：振込手数料・値引きなど、請求額と実入金の差を吸収する調整。充当に付けて記録する。
請求書では、前回ご請求額から今回のご入金額を引いた未払残高が繰越として残り、そこに今回の請求が積み上がって今回のご請求額になります。だから 「誰にいくら残っているか」は、集計し直さなくても売掛残高集計や請求書にそのまま出ます。 入金を登録すればその分だけ残高が減るので、回収の進み具合が台帳で追えます。
入金消込のやり方：どの請求への入金かを手で選ぶ
入金消込（充当）は自動でマッチングするものではありません。入金を登録するとき、その入金を「どの請求（売上伝票や請求書）への入金か」を手で選んで 記録します。消込の挙動は次の 5 点です。
- 自動マッチングはしない：どの請求への入金かは人が選ぶ（照合の意思を記録に残すため）。
- 選ぶと消込額は自動で補完される：残額に合わせた金額が入るので、金額を打ち直す必要はない。
- 伝票の残額を超える消込はブロックされる：入れ過ぎで残高がマイナスに振れることはない。
- 充てきれなかった分は「未充当（未割当）」として残る：どの請求にも当たっていない入金が見える。
- 登録済みの入金にあとから消込を足せる（事後充当）：先に入金だけ記録し、内訳が判明してから充てられる。
実入金が請求額とぴったりなら、消込そのもの（どの伝票に充てたか）は残高の内訳ではなく、「どの請求が消えたか」を追跡する照合・監査の記録です。
部分入金・振込手数料があるときの消込
実入金が請求額と一致しないときの消込は、2 通りに分けて考えます。まず、請求の一部だけ入金があった部分入金では、受け取った入金を全額その請求に充て、消込できた分だけ請求の残額が減ります。残りは「未入金の請求」として売掛残高に残す（差額調整は付けない）ので、どの請求がいくら未回収かが未入金残として見えます。残りが 入金されたら、その入金を登録して同じ請求に消し込みます。次に、振込手数料や値引きで 実入金が請求より少ないと差が確定しているときは、消込に「差額調整（振込手数料・値引き）」を付けると、その差の分も残高から引かれて正しく合います。手数料分をそのままにすると残高に残って しまうので、差が確定した分だけ差額調整で吸収するのがポイントです。
得意先ごとの締日と「前回残」で追う
請求は得意先ごとの締日で組みます。20 日・末日などが混在していても、締日を得意先マスタに持たせておけば、 締め期間ごとに請求がまとまります。請求書には前回ご請求額・今回ご入金額・未払残高が繰越込みで引き継がれるので、「前回いくら請求して、今回いくら入金があり、いくら残って いるか」が一枚で追えます。請求済みで未入金の残高だけをまとめて再請求する使い方もできます。 請求そのものを Excel から移す話は水産卸の請求書を Excel で手作りするのをやめるで扱っています。
まとめ
回収漏れをなくす鍵は、入金消込で請求と入金を同じ台帳でつなぎ、売掛残高として「誰にいくら残っているか」を常に見えるようにすることです。入金消込は自動マッチングではなく「どの請求への入金か」を手で選んで 残す照合で、残高は「掛売上−入金−差額調整」で出ます。部分入金の残りは未入金の請求として売掛残高に 残し、振込手数料や値引きで差が確定した分だけ消込に差額調整として付ければ残高に反映されます。締日ごとの請求と前回残の繰越で、 回収の進み具合を一枚で追えます。締めのたびの消込漏れを減らす考え方は締め業務を月末に集中させない設計も参考になります。
Sabaku ではどうなるか
Sabaku は請求書の発行から入金入力・消込（入金をどの請求に充てるかを手で選ぶ照合。自動マッチングではありません）までを一本の台帳でつなぎ、得意先ごとの売掛残高を集計した状態で持ちます。どの請求が未回収かを月末を待たずに確認できます。
請求・入金・売掛残高の画面を見るよくある質問
Q. 入金消込とは何ですか？ 会計ソフトの自動消込と何が違いますか？
A. 入金消込とは、受け取った入金を「どの請求（売上伝票や請求書）への入金か」ひも付けて、その請求を消していく照合作業です。Sabaku の消込は自動マッチングではなく、どの請求への入金かを人が手で選びます（照合の意思を記録に残すため）。選ぶと消込額は残額に合わせて自動補完され、伝票の残額を超える消込はブロックされ、充てきれない分は未充当（未割当）として残ります。
Q. 一部だけ入金があったときの消込はどうなりますか？
A. 部分入金では、受け取った分をその請求に充て、消込できた分だけ請求の残額が減ります。残りは未入金の請求として売掛残高に残るので、どの請求がいくら未回収かが未入金残として見えます。差額調整は付けません（付けると未回収分が残高から消えてしまいます）。残りが入金されたら、その入金を登録して同じ請求に消し込みます。
Q. 振込手数料で実入金が請求より少ないときの消込は？
A. 消込に「差額調整（振込手数料・値引き）」を付けると、その差の分も残高から引かれて正しく合います。手数料分をそのままにすると残高に残ってしまうので、差額調整で吸収します。実入金が請求額とぴったりなら差額調整は不要で、残高は掛売上−入金−差額調整で合います。
Q. 前回の残高は繰り越されますか？
A. 繰り越されます。締めのたびに、前回ご請求額・今回ご入金額・未払残高が繰越込みで出ます。請求書にも前回残が引き継がれるので、前回いくら請求して今回いくら入金があり、いくら残っているかが一枚で追えます。