この記事は、水産仲卸の現場で使われている販売管理システム Sabaku の開発チームが、実際の導入・運用をもとにまとめています。
この記事の要点
- 2024 年 1 月から、電子で受け取った請求書・領収書・荷受データ等は「データのまま保存」が必要とされる（国税庁）。
- 保存の要件は「真実性の確保（改ざん防止）」と「可視性の確保（日付・金額・取引先で検索）」。ただし規模・状況により検索要件が不要になる措置や猶予措置もある。
- 紙で受け取った書類のスキャナ保存は任意。電子で受け取ったデータの保存が義務。
- 具体的な対応は事務処理規程の策定など。適用可否・要件は税理士・国税庁で確認（本記事は整理）。
電子帳簿保存法で水産仲卸が押さえるべき中心は、電子で受け取ったものはデータのまま保存するという一点です。インボイスと並んでバックオフィスに関わる制度ですが、特に電子取引データの保存は、大卸から毎朝届く荷受データ（CSV）やメールで受け取る請求書など、仲卸の日常に直接かかわります。
何が「電子取引データ」か（仲卸の場合）
紙でなくデータでやり取りした取引情報が対象です。仲卸では、たとえば次のようなものが 該当し得ます。
- 大卸から受け取る荷受データ（CSV）
- メールや Web で受け取る請求書・領収書・注文書など
電子で受け取った請求書・領収書・荷受データ等
→ 紙に印刷して保存ではなく「データのまま保存」が必要
真実性の確保
改ざん防止（訂正・削除の記録が残る仕組み、または事務処理規程の運用など）
可視性の確保
画面・印刷で見られる＋「日付・金額・取引先」で検索できる
保存の 2 つの要件
電子取引データをデータのまま保存するには、次の 2 つを満たす必要があるとされています（国税庁「適用要件」）。
- 真実性の確保：改ざんを防ぐこと。訂正・削除の記録が残る（または訂正・削除できない）仕組みを使うか、正当な理由のない訂正削除を防ぐ事務処理規程を定めて運用する、など。
- 可視性の確保：画面・印刷で見られるようにし、「日付・金額・取引先」で検索できるようにすること。
ただし、事業者の規模・状況によっては検索要件が不要になる措置や、 システム対応が間に合わない相当の理由がある場合の猶予措置も設けられて います（国税庁「適用要件」）。自社に当てはまるかは、取引の実態に応じて確認が必要です。
まず「何を電子で受け取っているか」を棚卸す
対応の第一歩は、対象になりそうなデータを洗い出すことです。仲卸のバックオフィスで 見落としやすいのは、次のようなものです。
- 大卸から毎朝届く荷受データ（CSV）。紙でなくデータで受け取っていれば電子取引データにあたり得る。
- メール添付や取引先のWebサイトからダウンロードするPDFの請求書・領収書・注文書。
- ネットバンキングや決済サービスの利用明細など、画面・データで受け取る取引情報。
「紙で届いたもの」と「データで届いたもの」を分けて把握すると、どれがデータのまま保存の 対象かが整理できます。紙は従来どおりの保存でよく（スキャナ保存は任意）、義務がかかるのは データで受け取ったものです。
可視性のうち検索要件は「日付・金額・取引先で引ける」こと
可視性の確保でポイントになるのが、日付・金額・取引先の 3 項目で検索できるようにしておくことです。ファイルをフォルダに放り込んだだけだと、後から「いつ・いくら・ どこの」で引き出せず要件を満たしにくくなります。日々の荷受データや請求のやり取りを、 取引先・日付・金額とひもづけて一元管理しておくと、この検索性は担保しやすくなります。 荷受データの扱いは荷受データ（CSV）の取り込みでも触れています。
仲卸の実務での押さえどころ
日々の荷受データや請求のやり取りを一元管理しておくと、後から探す・照合する手間は 減ります。ただし、電子取引データそのものの保存要件（検索・改ざん防止・事務処理規程の策定）は、制度に 沿って別途対応する必要があります。何を電子で受け取っているかの棚卸しから始めるのが現実的です。
※本記事は制度の影響を整理したものです。個別の適用可否・要件は取引の実態により 異なります。必ず顧問税理士や国税庁の案内でご確認ください。
まとめ
電子帳簿保存法は「電子で受け取ったものは、データのまま・要件を満たして残す」が要点 です。仲卸では荷受データが典型例なので、まず自社が何を電子で受け取っているかを 確認しましょう。
Sabaku ではどうなるか
Sabaku は大卸の対応形式の荷受データ（CSV）を取り込み、仕入・請求のデータを取引先・日付・金額でひもづけて一元管理します。ただし電子取引データそのものの保存要件（検索・改ざん防止・事務処理規程）は、制度に沿って別途対応が必要です。※要件を満たせるかは運用と取引実態により異なるため、最終判断は税理士・国税庁でご確認ください。
仕入・請求まわりの画面を見るよくある質問
Q. 電子帳簿保存法への対応は、何から始めればいいですか？
A. 「何を電子で受け取っているか」の棚卸しからです。大卸から毎朝届く荷受データ（CSV）、メール添付や取引先サイトからダウンロードする PDF の請求書・領収書・注文書、決済サービスの利用明細などを、紙で届くものと分けて洗い出します。対象が見えてから、真実性の確保（事務処理規程など）と可視性の確保（日付・金額・取引先で検索できる状態）をどう満たすかを決めます。要件の当てはめは税理士・国税庁でご確認ください。
Q. 紙で受け取った請求書も電子で保存しないといけませんか？
A. 電子帳簿保存法で義務とされているのは「電子で受け取ったデータ」の保存です。紙で受け取った書類をスキャンして保存するのは任意とされています。詳細は取引の実態により異なるため、税理士・国税庁でご確認ください。
Q. 大卸の荷受データ（CSV）も対象ですか？
A. 大卸から電子で受け取る荷受データは電子取引データに該当し得ます。原則はデータのまま、真実性・可視性の要件を満たして保存するとされていますが、事業者の規模・状況により検索要件が不要になる措置や猶予措置もあります。個別の判断は税理士・国税庁でご確認ください。