この記事は、水産仲卸の現場で使われている販売管理システム Sabaku の開発チームが、実際の導入・運用をもとにまとめています。
この記事の要点
- 仲間（ほかの仲卸）から届く仕入伝票は社ごとに様式が違い、データで受け取れないので手入力になりやすい。
- 手入力が大変なぶん、仕入先を「仲間」1 つにまとめて入れてしまい、あとでどの仲間の仕入か追えなくなる。
- 伝票をスマホで撮れば AI が読み取り、PC で確認して計上するだけになる。手で打ち直す入力がなくなる。
- 仲間の社名で仕入が残るので、見直しや食い違いの原因調べをその社の伝票から始められる。
仲間仕入の伝票は、手で打ち直すのをやめて、スマホで撮って取り込む形に変えられます。大卸の荷受はデータ（CSV）で受け取れる場合が多い一方、仲間（ほかの仲卸）から届く伝票は紙で、しかも社ごとに様式がバラバラです。枚数が多い日ほど入力に時間を取られ、まとめて入れた結果、あとから見直せない——という 2 つの困りごとが重なります。
仲間仕入の入力が重くなる理由
仲間仕入の入力が重いのは、伝票がデータで届かず、様式も揃っていないからです。荷受データのように取り込む方法がないので、1 枚ずつ目で読んで打ち込むしかありません。
- 様式が社ごとに違う。品名の書き方・数量の単位・合計欄の位置が伝票ごとに変わり、読み取りに手間がかかる。
- 手書きが混ざる。数量や単価が手書きの伝票もあり、写し間違いが起きやすい。
- 枚数が日によって変わる。仕入が多い日ほど入力に追われ、ほかの作業が後回しになる。
仕入先を「仲間」にまとめると、あとで追えない
入力の手間を減らすために、仲間ごとに仕入先を分けず「仲間」という 1 つの仕入先にまとめて入れる運用はよくあります。入力は楽になりますが、記録の上ではどの仲間からの仕入だったのかが分からなくなります。
困るのは、あとで見直すときです。金額が合わない、支払の額が仲間からの請求と食い違う、といったときに、どの社の伝票を確かめればよいかが記録から辿れません。結局、紙の束を 1 枚ずつめくって探すことになり、原因を突き止めるまでに時間がかかります。
撮って取り込むと、手で打つ入力がなくなる
伝票をスマホで撮ると、AI が品名・数量・単価・金額を読み取り、仕入の下書きにします。人がするのは、読み取り結果を伝票の写真と見比べて確かめることだけで、伝票を見ながら数字を打ち直す作業はなくなります。流れは撮る・読み取る・確認して計上する の 3 ステップです。
- ① 撮る：伝票をスマホで撮影する。シャッターを押すたびに 1 枚ずつ溜まるので、束になった伝票も続けて撮れる。カメラロールの写真を選んでもよい。
- ② AI が読み取る：品名・数量・単価・金額を読み取り、自社の商品マスタと突き合わせて仕入の下書きにする。
- ③ PC で確認して計上：パソコンの確認画面で、伝票の写真と読み取り結果を並べて見ながら、必要なら直して計上する。
読み取った内容は計上の前に必ず人が確認・修正できます。AI が確認なしに仕入を登録することはありません。取り込めるのは撮影した写真（画像）で、FAX や PDF のまま取り込む方法には対応していません。
仲間の社名で仕入が残る
撮って取り込んだ仲間仕入は、「仲間」というまとめた仕入先ではなく、伝票を出した仲間の社名で仕入として計上できます。AI が伝票の発行元（仲間の社名）も読み取り、登録済みの取引先から仕入先を自動で当てます。確認画面でその仕入先を確かめ、違っていれば選び直してから計上します。入力の手間を理由に仕入先をまとめる必要がなくなるので、どの仲間から、いつ、いくら仕入れたかが記録に残ります。
当てる先は取引先として登録済みの仕入先です。取引のある仲間は、あらかじめ取引先（仕入先）に登録しておきます。設定した 1 つの仕入先にまとめて計上する方法も選べますが、その場合はどの仲間の仕入かを仕入先では区別できません。
金額や支払の食い違いを調べるときは、仕入の伝票を仲間の社名で絞り込むところから始められます。取り込んだ伝票は、計上した後も確認画面で伝票の写真と確定した内容を見比べられるので、紙の束をめくって探す必要はありません。
読み間違いや二重計上は確認画面で止まる
読み取りに任せきりにしないための確認が、計上の前に入ります。商品の当てはめに自信がない明細は確定せず候補として示されるので、人が選んでから計上します。マスタに無い商品は、その場で登録して続けられます。
同じ仲間の伝票なら、一度選んだ「伝票の品名と自社の商品」の対応が次回から自動で当たるので、使うほど確認の手間が減ります。また、同じ仕入先・同じ計上日・同じ税込合計の仕入伝票がすでにあると、二重に計上していないかを確認してから進む作りになっています。同じ伝票を 2 回撮ってしまっても、気づかずに二重計上することを防げます。
計上した仕入は、ほかの仕入と同じ流れに乗る
取り込んで計上した仕入は、手で入力した仕入や大卸の荷受データ（CSV）の取り込みと同じ仕入伝票として扱われます。仕入の集計や支払も、手で入力した仕入と同じく仕入先（仲間）ごとに確認できます。仲間仕入だけ別の帳簿で管理する必要はありません。
まず 1 日分の仲間伝票から試す
始めるときは、取引のある仲間が取引先に登録されているかを確かめたうえで、ある 1 日に届いた仲間の伝票をまとめて撮ってみるのが現実的です。読み取り結果を確認しながら計上していくと、どの仲間のどの品名がどの商品に当たるかの対応が溜まり、翌日からの確認が楽になります。手書きの多い社、様式の変わった社など、確認に時間がかかる伝票の傾向もそこで分かります。
まとめ
仲間仕入の伝票は、データで届かず様式も揃わないため、手入力と「仲間」へのまとめ入力に頼りがちでした。撮って取り込めば、手で打つ入力をなくしたうえで、仲間ごとの社名で仕入を残せます。人がするのは写真と見比べて確かめることだけなので、入力の手間を減らすことと、あとで追える記録を残すことを両立できます。
Sabaku ではどうなるか
Sabaku の伝票OCR取込は、仕入伝票をスマホで撮ると AI が読み取り、パソコンで写真と見比べて確認・修正してから計上する機能です（画像のみ・FAX/PDF は未対応）。仲間仕入も伝票の発行元から登録済みの取引先を当て、仲間の社名で計上できます。計上後も伝票の写真を見返せます。
仕入の機能（伝票OCR取込）を見るよくある質問
Q. 仲間仕入とは何ですか？
A. 同じ市場のほかの仲卸（仲間）から商品を仕入れることです。大卸からの荷受と違ってデータで受け取れないことが多く、伝票も社ごとに様式が違うため、手入力の負担が大きくなりがちです。
Q. 仲間仕入の伝票を OCR で読み取るとき、人は何を確認すればいいですか？
A. 伝票の写真と読み取り結果を見比べ、品名・数量・単価・金額と伝票の合計が合っているか、品名が自社のどの商品に当たるか、仕入先（伝票を出した仲間）が正しいかを確かめます。手書きの数字や、様式が変わった伝票は特に注意して見ます。
Q. 仲間仕入の伝票の取り込みは何から始めればいいですか？
A. まず取引のある仲間が仕入先として登録されているかを確かめ、ある 1 日に届いた伝票をまとめて取り込んでみます。確認しながら計上すると品名と商品の対応が溜まり、確認に時間がかかる伝票の傾向も分かります。